Que dois-je faire avant le 13 février?
Vous avez un accès anticipé à la gestion des groupes d'utilisateurs dans la nouvelle expérience. Avant l'entrée en vigueur des changements, vous pouvez :
Supprimer les groupes d'utilisateurs dont vous n'avez plus besoin.
Retirer des utilisateurs de groupes précis.
Besoin d'aide? Communiquez avec notre équipe de soutien, et nous vous accompagnerons tout au long du processus.
Qu'est-ce qui change dans l'expérience classique?
L'attribution de groupes d'utilisateurs n'est plus offerte. Toutes les autorisations sont désormais gérées au moyen de l'accès par album dans la nouvelle expérience.
Qu'est-ce qui fonctionne toujours dans l'expérience classique?
Vous pouvez toujours ajouter des ressources à des albums ou en retirer.
Les modifications apportées aux albums et aux ressources continuent de se synchroniser entre l'expérience classique et la nouvelle expérience.
Les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs se synchronisent toujours entre les deux versions.
Comment la configuration de mes groupes d'utilisateurs est-elle gérée dans la nouvelle expérience?
Tous les groupes d'utilisateurs et leurs utilisateurs assignés restent en place. Aucune action n'est requise.
Votre ancien paramètre de téléchargement devient le paramètre par défaut pour tous les albums :
Si « Can view » est activé : les albums sont réglés à Can view, et les utilisateurs doivent demander l'accès au téléchargement.
Si « Can view and download » est activé : les albums sont réglés à Can view and download, et les utilisateurs peuvent télécharger sans approbation.
Vous pouvez modifier ces autorisations pour chaque album en tout temps.
Comment les attributions de groupes d'utilisateurs sont-elles appliquées aux albums lors de la migration?
Scénario 1 : Toutes les ressources d'un album sont assignées aux mêmes groupes d'utilisateurs
L'album reste intact, et les groupes d'utilisateurs sont appliqués directement à l'album. Aucune restructuration n'est nécessaire.
Exemple :
Album d'origine : « Trousse de presse » (toutes les ressources sont assignées au groupe d'utilisateurs Presse)
Album migré : Trousse de presse – Assigné au groupe Presse, avec toutes les ressources conservées
Scénario 2 : L'album contient des ressources assignées à différents groupes d'utilisateurs (sans lien de partage)
L'album est divisé en plusieurs albums, soit un pour chaque groupe d'utilisateurs. Ainsi, toutes les ressources d'un même album suivent les mêmes règles d'accès.
Exemple :
Album d'origine : « Événements » (comprend des ressources non assignées, des ressources Marketing et des ressources Presse)
Albums migrés :
Événements – Contient les ressources non assignées
Événements – Marketing – Contient les ressources assignées au groupe Marketing
Événements – Presse – Contient les ressources assignées au groupe Presse
Tous les nouveaux albums restent dans le même dossier que l'album d'origine.
Scénario 3 : L'album contient des ressources assignées à différents groupes d'utilisateurs ET possède un lien de partage.
Pour préserver le lien de partage, l'album d'origine est renommé et conservé intact, mais il n'est accessible que par le lien, et non par Media Hub. De nouveaux albums sont créés pour chaque groupe d'utilisateurs afin de maintenir un accès structuré.
Exemple :
Album d'origine : « Événements » (attributions de groupes mixtes + lien de partage)
Albums migrés :
Événements (Share link) – Contient toutes les ressources d'origine, mais n'est accessible que par le lien de partage existant
Les paramètres de partage affichent « Specific user groups », sans aucun groupe assigné
Cela signifie qu'aucun utilisateur de Media Hub ne peut le voir; seules les personnes qui ont le lien y ont accès
Événements – Ressources non assignées
Événements – Marketing – Ressources du groupe Marketing
Événements – Presse – Ressources du groupe Presse
❗À noter
Dans la nouvelle expérience, toutes les ressources d'un album Media Hub doivent avoir les mêmes autorisations d'accès. Cette structure garantit que l'accès des utilisateurs reste exact, tout en préservant le fonctionnement des liens de partage externes.
À l'avenir : qu'est-ce qui change dans la gestion des accès?
Lorsque vous téléversez ou déplacez des ressources dans un album, elles héritent automatiquement des autorisations de cet album. Si vous avez besoin de niveaux d'accès différents pour certaines ressources, placez-les dans des albums distincts.
Puis-je déplacer des ressources entre les albums créés lors de la migration?
Oui, vous pouvez déplacer les ressources librement. Notez simplement que chaque ressource hérite des autorisations de son nouvel album.
Où puis-je gérer les groupes d'utilisateurs dans la nouvelle expérience?
Pour consulter un guide détaillé, cliquez ici.